ഒരു പേഴ്സണൽ കാൻബൻ സിസ്റ്റം ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോ നിയന്ത്രിക്കുകയും സമ്മർദ്ദം കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുക. ലോകമെമ്പാടുമുള്ള പ്രൊഫഷണലുകൾക്കായി സ്വന്തമായി ഒരു ബോർഡ് നിർമ്മിക്കുന്നതിനും മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനുമുള്ള ഒരു സമ്പൂർണ്ണ ഗൈഡ്.
നിങ്ങളുടെ ഉത്പാദനക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുക: ഒരു പേഴ്സണൽ കാൻബൻ സിസ്റ്റം നിർമ്മിക്കുന്നതിനുള്ള ആത്യന്തിക ഗൈഡ്
നിരന്തരമായ നോട്ടിഫിക്കേഷനുകൾ, മത്സരിക്കുന്ന മുൻഗണനകൾ, അവസാനിക്കാത്ത ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളുടെ പട്ടികകൾ എന്നിവ നിറഞ്ഞ ഈ ലോകത്ത്, ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിച്ചുള്ള ഉത്പാദനക്ഷമത കൈവരിക്കുന്നത് അസാധ്യമായ ഒരു കാര്യമായി തോന്നാം. തൊഴിൽപരമായും വ്യക്തിപരമായും നമുക്ക് ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളുടെ ആധിക്യം നമ്മെ ഭാരപ്പെടുത്തുന്നു. ഈ കുഴപ്പങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാനും സമ്മർദ്ദം കുറയ്ക്കാനും നിങ്ങളുടെ ജോലിയിൽ വ്യക്തത നേടാനും ലളിതവും ദൃശ്യപരവും ഫലപ്രദവുമായ ഒരു മാർഗ്ഗം ഉണ്ടായിരുന്നെങ്കിലോ? അതിനുള്ള ഉത്തരമാണ് പേഴ്സണൽ കാൻബൻ സിസ്റ്റം.
ജപ്പാനിലെ ടൊയോട്ട നിർമ്മാണ ആവശ്യങ്ങൾക്കായി വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത കാൻബൻ രീതി, സങ്കീർണ്ണമായ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിലുള്ള അതിന്റെ കഴിവിന്റെ പേരിൽ ലോകമെമ്പാടുമുള്ള സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഡെവലപ്‌മെന്റ്, ഐടി ടീമുകൾ സ്വീകരിച്ചു. എന്നിരുന്നാലും, അതിന്റെ തത്വങ്ങൾ സാർവത്രികമായതിനാൽ വ്യക്തിഗത തലത്തിലേക്ക് ചുരുക്കി വ്യക്തിഗത ടാസ്ക് മാനേജ്മെന്റിനായി ഒരു ശക്തമായ ഉപകരണം സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയും. ഈ ഗൈഡ് ലോകമെമ്പാടുമുള്ള ഏതൊരു പ്രൊഫഷണലിനും വിദ്യാർത്ഥിക്കും അല്ലെങ്കിൽ തങ്ങളുടെ സമയത്തിന്റെയും ജോലികളുടെയും നിയന്ത്രണം വീണ്ടെടുക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ഏതൊരു സൃഷ്ടിപരമായ വ്യക്തിക്കും വേണ്ടിയുള്ളതാണ്.
എന്താണ് ഒരു പേഴ്സണൽ കാൻബൻ സിസ്റ്റം?
അടിസ്ഥാനപരമായി, നിങ്ങളുടെ ജോലി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഒരു ദൃശ്യപരമായ രീതിയാണ് പേഴ്സണൽ കാൻബൻ സിസ്റ്റം. ഇത് നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോയുടെ ഘട്ടങ്ങളെ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന കോളങ്ങളും വ്യക്തിഗത ജോലികളെ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന കാർഡുകളും ഉള്ള ഒരു ബോർഡ് (ഭൗതികമോ ഡിജിറ്റലോ) ഉപയോഗിക്കുന്നു. കോളങ്ങളിലൂടെ കാർഡുകൾ നീക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ പുരോഗതി, തടസ്സങ്ങൾ, മൊത്തത്തിലുള്ള ജോലിഭാരം എന്നിവയെക്കുറിച്ച് വ്യക്തവും തത്സമയവുമായ ഒരു ചിത്രം നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കുന്നു.
ഇതൊരു വെറും ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളുടെ പട്ടികയേക്കാൾ വലുതാണ്. ഒരു യഥാർത്ഥ കാൻബൻ സിസ്റ്റം അതിനെ സവിശേഷമായി ശക്തമാക്കുന്ന മൂന്ന് അടിസ്ഥാന തത്വങ്ങളാൽ നയിക്കപ്പെടുന്നു:
- നിങ്ങളുടെ ജോലി ദൃശ്യവൽക്കരിക്കുക: നിങ്ങളുടെ ജോലികൾ മൂർത്തവും ദൃശ്യവുമാക്കുന്നത് ലിസ്റ്റുകളിലോ മനസ്സിലോ മറഞ്ഞിരിക്കുന്ന പ്രശ്നങ്ങളെയും ആശ്രിതത്വങ്ങളെയും പുരോഗതിയെയും വെളിപ്പെടുത്തുന്നു.
- നിങ്ങൾ ചെയ്യുന്ന ജോലികൾക്ക് പരിധി നിശ്ചയിക്കുക (Work in Progress - WIP): ഇതാണ് ഇതിലെ രഹസ്യ ചേരുവ. ഒരു സമയം നിങ്ങൾ ചെയ്യുന്ന ജോലികളുടെ എണ്ണം ബോധപൂർവ്വം പരിമിതപ്പെടുത്തുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾ കോൺടെക്സ്റ്റ്-സ്വിച്ചിംഗ് കുറയ്ക്കുകയും ശ്രദ്ധ മെച്ചപ്പെടുത്തുകയും ജോലികൾ വേഗത്തിൽ പൂർത്തിയാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
- ഒഴുക്ക് നിയന്ത്രിക്കുക: തിരക്കിലായിരിക്കുക എന്നതല്ല, ജോലികൾ തുടക്കം മുതൽ ഒടുക്കം വരെ സുഗമമായി നീക്കുക എന്നതാണ് ലക്ഷ്യം. നിങ്ങളുടെ മൊത്തത്തിലുള്ള കാര്യക്ഷമത (throughput) മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിന് തടസ്സങ്ങൾ കണ്ടെത്താനും പരിഹരിക്കാനും കാൻബൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു.
ഈ സിസ്റ്റം സ്വീകരിക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾ കൂടുതൽ കൂടുതൽ ജോലികൾ നിങ്ങളുടെ ചുമലിലേക്ക് "തള്ളുന്ന" അവസ്ഥയിൽ നിന്ന്, നിങ്ങൾക്ക് കഴിവുള്ളപ്പോൾ മാത്രം ഒരു പുതിയ ജോലി ആരംഭിക്കുന്ന ഒരു "വലിക്കുന്ന" (pull) സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് മാറുന്നു. ഈ ലളിതമായ മാറ്റം മാനസികമായി വലിയ സ്വാധീനം ചെലുത്തുകയും അമിതഭാരം കുറയ്ക്കുകയും സംതൃപ്തി വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
ആരംഭിക്കാം: നിങ്ങളുടെ ആദ്യത്തെ പേഴ്സണൽ കാൻബൻ ബോർഡ് നിർമ്മിക്കൽ
നിങ്ങളുടെ ആദ്യത്തെ ബോർഡ് നിർമ്മിക്കുന്നത് ഒരു ലളിതമായ പ്രക്രിയയാണ്. ലളിതമായി തുടങ്ങി, നിങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യമായത് എന്താണെന്ന് പഠിക്കുന്നതിനനുസരിച്ച് സിസ്റ്റം വികസിപ്പിക്കുക എന്നതാണ് പ്രധാനം. ഒരൊറ്റ "ശരിയായ" മാർഗ്ഗമില്ല; നിങ്ങൾ സ്ഥിരമായി ഉപയോഗിക്കുന്ന സിസ്റ്റമാണ് ഏറ്റവും മികച്ചത്.
ഘട്ടം 1: നിങ്ങളുടെ മാധ്യമം തിരഞ്ഞെടുക്കുക - ഭൗതികം vs. ഡിജിറ്റൽ
നിങ്ങളുടെ കാൻബൻ ബോർഡ് ഒരു വൈറ്റ്ബോർഡ് പോലെ ലളിതമോ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു പ്രത്യേക സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ആപ്ലിക്കേഷൻ പോലെ സങ്കീർണ്ണമോ ആകാം. രണ്ടിനും അതിൻ്റേതായ ഗുണങ്ങളുണ്ട്, തിരഞ്ഞെടുപ്പ് തികച്ചും വ്യക്തിപരമാണ്.
ഭൗതിക ബോർഡ്
തുടക്കക്കാർക്ക് പലപ്പോഴും ഒരു ഭൗതിക ബോർഡ് ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. അതിന്റെ സ്പർശിക്കാവുന്ന സ്വഭാവം വളരെ ശക്തമാണ്.
- ഉദാഹരണങ്ങൾ: ഒരു വൈറ്റ്ബോർഡ്, ഒരു കോർക്ക്ബോർഡ്, ഒരു വലിയ കടലാസ്, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ഭിത്തിയുടെ ഒരു ഭാഗം പോലും.
- ടാസ്ക് കാർഡുകൾ: സ്റ്റിക്കി നോട്ടുകളാണ് സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്നത്. അവയുടെ പരിമിതമായ വലുപ്പം നിങ്ങളെ സംക്ഷിപ്തമായിരിക്കാൻ നിർബന്ധിക്കുന്നു, കൂടാതെ അവയുടെ നിറങ്ങൾ വർഗ്ഗീകരണത്തിനായി ഉപയോഗിക്കാം.
- ഗുണങ്ങൾ:
- ഉയർന്ന ദൃശ്യത: ഇത് എല്ലായ്പ്പോഴും നിങ്ങളുടെ കൺമുന്നിൽ, നിങ്ങളുടെ ശാരീരികമായ ചുറ്റുപാടിൽ, നിങ്ങളുടെ കടമകളെക്കുറിച്ച് ഓർമ്മിപ്പിക്കുന്നു.
- സ്പർശന സംതൃപ്തി: ഒരു സ്റ്റിക്കി നോട്ട് "പുരോഗതിയിൽ" നിന്ന് "പൂർത്തിയായി" എന്നതിലേക്ക് നീക്കുന്ന ശാരീരിക പ്രവർത്തനം അവിശ്വസനീയമാംവിധം സംതൃപ്തി നൽകുന്നു.
- ലാളിത്യം: പഠിക്കാൻ സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്ല, നിയന്ത്രിക്കാൻ അറിയിപ്പുകളില്ല. ഇത് ശ്രദ്ധ വ്യതിചലിക്കാത്തതാണ്.
- വഴക്കം: ഒരു സോഫ്റ്റ്‌വെയറിന്റെ ഉപയോക്തൃ ഇന്റർഫേസിന്റെ പരിമിതികളില്ലാതെ നിങ്ങൾക്ക് ഇഷ്ടമുള്ള രീതിയിൽ ഇത് രൂപകൽപ്പന ചെയ്യാൻ കഴിയും.
- ദോഷങ്ങൾ:
- കൊണ്ടുപോകാൻ കഴിയില്ല: ഇത് ഒരൊറ്റ സ്ഥലവുമായി (ഉദാഹരണത്തിന്, നിങ്ങളുടെ ഹോം ഓഫീസ്) ബന്ധിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു.
- പരിമിതമായ വിവരങ്ങൾ: ഒരു സ്റ്റിക്കി നോട്ടിന് അത്രയധികം എഴുതാൻ കഴിയില്ല. ലിങ്കുകൾ, ഫയലുകൾ അല്ലെങ്കിൽ വിശദമായ കുറിപ്പുകൾ ചേർക്കുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടാണ്.
- ഓട്ടോമേഷനോ അനലിറ്റിക്സോ ഇല്ല: നിങ്ങൾക്ക് എളുപ്പത്തിൽ അളവുകൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യാനോ ഓട്ടോമേറ്റഡ് റിമൈൻഡറുകൾ സജ്ജമാക്കാനോ കഴിയില്ല.
ഡിജിറ്റൽ ബോർഡ്
ഡിജിറ്റൽ ടൂളുകൾ ഒന്നിലധികം ഉപകരണങ്ങളിലോ സ്ഥലങ്ങളിലോ ജോലി ചെയ്യുന്നവർക്ക് ശക്തമായ സവിശേഷതകളും വഴക്കവും വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.
- ഉദാഹരണങ്ങൾ: ട്രെല്ലോ, അസാന, നോഷൻ, ജിറ (സാങ്കേതിക ജോലികൾക്കായി), മൈക്രോസോഫ്റ്റ് പ്ലാനർ, അല്ലെങ്കിൽ കാൻബോർഡ് പോലുള്ള ലളിതമായ ഓപ്പൺ സോഴ്സ് ബദലുകൾ.
- ടാസ്ക് കാർഡുകൾ: ഡിജിറ്റൽ കാർഡുകളിൽ വിശദമായ വിവരണങ്ങൾ, ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റുകൾ, അറ്റാച്ച്‌മെന്റുകൾ, അവസാന തീയതികൾ, അഭിപ്രായങ്ങൾ, ലിങ്കുകൾ എന്നിവയുൾപ്പെടെ സമ്പന്നമായ വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കാം.
- ഗുണങ്ങൾ:
- എവിടെനിന്നും ആക്സസ് ചെയ്യാം: നിങ്ങളുടെ ഫോണിലും ടാബ്‌ലെറ്റിലും കമ്പ്യൂട്ടറിലും ലഭ്യമാണ്, ഇത് എല്ലാ ഉപകരണങ്ങളിലും നിങ്ങളെ സമന്വയിപ്പിക്കുന്നു.
- സമ്പന്നമായ പ്രവർത്തനം: അറ്റാച്ച്‌മെന്റുകൾ, സഹകരണം (നിങ്ങൾ ബോർഡ് പങ്കിടുകയാണെങ്കിൽ), തിരയൽ, ഫിൽട്ടറിംഗ്, ആർക്കൈവുകൾ എന്നിവ പിന്തുണയ്ക്കുന്നു.
- ഓട്ടോമേഷൻ: പല ഉപകരണങ്ങളും നിയമ-അധിഷ്ഠിത ഓട്ടോമേഷന് അനുവദിക്കുന്നു (ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് പൂർത്തിയാകുമ്പോൾ ഒരു കാർഡ് യാന്ത്രികമായി നീക്കുക).
- അനലിറ്റിക്സ്: ചില ഉപകരണങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ സൈക്കിൾ സമയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള (ജോലികൾക്ക് എത്ര സമയമെടുക്കും) റിപ്പോർട്ടുകളും ത്രൂപുട്ടും (നിങ്ങൾ എത്ര ജോലികൾ പൂർത്തിയാക്കുന്നു) നൽകുന്നു.
- ദോഷങ്ങൾ:
- "കണ്ണിൽ നിന്ന് മാഞ്ഞാൽ, മനസ്സിൽ നിന്നും മായും": നിങ്ങളുടെ ഡിജിറ്റൽ ബോർഡ് മറ്റൊരു ബ്രൗസർ ടാബ് മാത്രമാണെങ്കിൽ അത് പരിശോധിക്കാൻ മറന്നുപോകാൻ എളുപ്പമാണ്.
- സങ്കീർണ്ണത: ധാരാളം ഫീച്ചറുകൾ ഉള്ളത് ആശയക്കുഴപ്പമുണ്ടാക്കുകയും നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം അമിതമായി സങ്കീർണ്ണമാക്കുന്നതിലേക്ക് നയിക്കുകയും ചെയ്യും.
- ശ്രദ്ധ തിരിക്കുന്നവ: ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം കൈകാര്യം ചെയ്തില്ലെങ്കിൽ ഡിജിറ്റൽ ശല്യത്തിന്റെ മറ്റൊരു ഉറവിടം കൂടിയാകാം.
തുടക്കക്കാർക്കുള്ള ശുപാർശ: ഒരു ഭൗതിക ബോർഡ് ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിക്കുക. ഒരു ഭിത്തിയിൽ സ്റ്റിക്കി നോട്ടുകളുമായി കുറച്ച് ആഴ്ചകൾ ചെലവഴിക്കുക. ഇത് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഫീച്ചറുകളുടെ ശല്യമില്ലാതെ പ്രധാന തത്വങ്ങൾ നിങ്ങളെ പഠിപ്പിക്കും. നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം വർക്ക്ഫ്ലോ മനസ്സിലാക്കിക്കഴിഞ്ഞാൽ, നിങ്ങളുടെ പ്രത്യേക ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്ന ഒരു ഡിജിറ്റൽ ഉപകരണം കൂടുതൽ ഫലപ്രദമായി തിരഞ്ഞെടുക്കാനും കോൺഫിഗർ ചെയ്യാനും നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും.
ഘട്ടം 2: നിങ്ങളുടെ കോളങ്ങൾ നിർവചിക്കുക - നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോയുടെ ഘട്ടങ്ങൾ
നിങ്ങളുടെ കോളങ്ങൾ, നിങ്ങളുടെ ജോലികൾ ആസൂത്രണം മുതൽ പൂർത്തീകരണം വരെ കടന്നുപോകുന്ന യാത്രയെ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നു. വീണ്ടും, ആരംഭിക്കുമ്പോൾ ലാളിത്യമാണ് പ്രധാനം.
ക്ലാസിക് ത്രീ-കോളം ബോർഡ്
ഇതാണ് സാർവത്രികമായ ആരംഭ പോയിന്റ്, ഇത് പലർക്കും മതിയാകും.
- ചെയ്യേണ്ടവ (To Do): ഇത് നിങ്ങളുടെ ബാക്ക്ലോഗ് ആണ്. നിങ്ങൾ തിരിച്ചറിഞ്ഞതും എന്നാൽ ഇതുവരെ ആരംഭിച്ചിട്ടില്ലാത്തതുമായ എല്ലാ ജോലികളും ഇതിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ഇത് പ്രതിബദ്ധതകളല്ല, ഓപ്ഷനുകളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റാണ്.
- ചെയ്യുന്നു (Doing or In Progress): ഈ കോളത്തിൽ നിങ്ങൾ ഇപ്പോൾ സജീവമായി പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഒന്നോ അതിലധികമോ ജോലികൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ഈ കോളത്തിലാണ് നിങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ WIP പരിധി പ്രയോഗിക്കുക.
- പൂർത്തിയായി (Done): ഫിനിഷിംഗ് ലൈൻ. ഒരു ടാസ്ക് പൂർത്തിയാകുമ്പോൾ അത് ഇവിടേക്ക് നീങ്ങുന്നു. ഈ കോളം നിങ്ങളുടെ നേട്ടങ്ങളുടെ ഒരു രേഖയായി വർത്തിക്കുന്നു, ഇത് പ്രചോദനത്തിന്റെ മികച്ച ഉറവിടമാണ്.
കാലക്രമേണ നിങ്ങളുടെ ബോർഡ് വികസിപ്പിക്കുക
സിസ്റ്റവുമായി നിങ്ങൾ കൂടുതൽ പരിചിതരാകുമ്പോൾ, കൂടുതൽ വിശദമായ ഒരു വർക്ക്ഫ്ലോ സഹായകമാണെന്ന് നിങ്ങൾ കണ്ടെത്തിയേക്കാം. നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദിഷ്ട പ്രക്രിയയെ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്ന കോളങ്ങൾ നിങ്ങൾക്ക് ചേർക്കാൻ കഴിയും. സാധാരണയായി ചേർക്കുന്ന ചിലത് ഇതാ:
- ബാക്ക്ലോഗ് (Backlog): നിങ്ങൾ ഒരുപക്ഷേ എന്നെങ്കിലും ചെയ്‌തേക്കാവുന്ന, എന്നാൽ ഇതുവരെ മെച്ചപ്പെടുത്തുകയോ മുൻഗണന നൽകുകയോ ചെയ്തിട്ടില്ലാത്ത ആശയങ്ങൾക്കും ജോലികൾക്കുമുള്ള ഒരു "ദീർഘകാല സംഭരണ" കോളം. ഇത് നിങ്ങളുടെ "ചെയ്യേണ്ടവ" കോളം വൃത്തിയും ശ്രദ്ധയും ഉള്ളതാക്കി നിലനിർത്തുന്നു.
- അടുത്തത് (Next Up or Ready): പൂർണ്ണമായി നിർവചിക്കുകയും മുൻഗണന നൽകുകയും ചെയ്ത ജോലികൾ, നിങ്ങൾക്ക് കഴിവ് ലഭിക്കുമ്പോൾ തന്നെ "ചെയ്യുന്നു" എന്നതിലേക്ക് വലിക്കാൻ തയ്യാറാണ്.
- അവലോകനം/കാത്തിരിക്കുന്നു (Review/Waiting): തടസ്സപ്പെട്ടതോ മറ്റൊരാളുടെ പ്രതികരണത്തിനായി കാത്തിരിക്കുന്നതോ ആയ ജോലികൾക്കായി (ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു ഇമെയിലിന് മറുപടി കാത്തിരിക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു മാനേജരുടെ അനുമതിക്കായി കാത്തിരിക്കുക). ഇത് തടസ്സങ്ങളെ വ്യക്തമാക്കുന്നു.
- ഈ ആഴ്ച പൂർത്തിയാക്കിയത് (Completed This Week): ഒരു താൽക്കാലിക "പൂർത്തിയായി" കോളം, ഓരോ ആഴ്ചയുടെയും അവസാനം ഒരു പ്രതിവാര അവലോകന സമയത്ത് നിങ്ങൾ ഇത് ക്ലിയർ ചെയ്യുന്നു. ഇത് പ്രതിവാര പുരോഗതി ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ സഹായിക്കുന്നു.
ഒരു എഴുത്തുകാരനുള്ള ഉദാഹരണം: ബാക്ക്ലോഗ് -> ആശയങ്ങൾ -> രൂപരേഖ തയ്യാറാക്കൽ -> ഡ്രാഫ്റ്റിംഗ് -> എഡിറ്റിംഗ് -> പൂർത്തിയായി
ഒരു വിദ്യാർത്ഥിക്കുള്ള ഉദാഹരണം: ചെയ്യേണ്ടവ -> ഗവേഷണം -> എഴുത്ത് -> പുനരവലോകനം -> സമർപ്പിച്ചു
നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോയിലെ യഥാർത്ഥ ഘട്ടങ്ങളെ കോളങ്ങൾ കൃത്യമായി പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നു എന്നതാണ് പ്രധാനം. നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ഘട്ടങ്ങൾക്കായി കോളങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കരുത്; നിങ്ങൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ ചെയ്യുന്നത് എന്താണെന്ന് രേഖപ്പെടുത്തുക.
ഘട്ടം 3: നിങ്ങളുടെ കാർഡുകൾ സൃഷ്ടിക്കുകയും നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുക
നിങ്ങളുടെ ബോർഡിലെ ഓരോ കാർഡും ഒരൊറ്റ, വേറിട്ട ജോലിയെ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നു. എന്താണ് ഒരു നല്ല കാർഡിനെ നിർവചിക്കുന്നത്?
- പ്രത്യേകമായിരിക്കുക: "പ്രോജക്റ്റ് റിപ്പോർട്ടിൽ പ്രവർത്തിക്കുക" എന്നത് ഒരു മോശം കാർഡാണ്. "Q3 സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടിന്റെ ആമുഖം തയ്യാറാക്കുക" എന്നത് ഒരു നല്ല കാർഡാണ്. ജോലി വ്യക്തവും പ്രവർത്തനക്ഷമവുമായിരിക്കണം.
- അവ ഒരേ വലുപ്പത്തിൽ സൂക്ഷിക്കുക: വലിയ ജോലികൾ ചെറിയതും കൈകാര്യം ചെയ്യാവുന്നതുമായ ഭാഗങ്ങളായി വിഭജിക്കാൻ ശ്രമിക്കുക. ഒരു കാർഡ് ഏതാനും മണിക്കൂറുകൾ മുതൽ ഏതാനും ദിവസങ്ങൾക്കുള്ളിൽ പൂർത്തിയാക്കാൻ കഴിയുന്ന ജോലിയെ പ്രതിനിധീകരിക്കണം എന്നതാണ് ഒരു നല്ല നിയമം. ഒരു ജോലി വളരെ വലുതാണെന്ന് തോന്നുന്നുവെങ്കിൽ, അത് ഒരു "എപിക്" (epic) ആയിരിക്കാം, അത് നിരവധി ചെറിയ കാർഡുകളായി വിഭജിക്കണം.
- സന്ദർഭം ചേർക്കുക: ഒരു സ്റ്റിക്കി നോട്ടിൽ പോലും നിങ്ങൾക്ക് ചെറിയ വിശദാംശങ്ങൾ ചേർക്കാൻ കഴിയും. ഒരു അവസാന തീയതി, അത് ഉൾപ്പെടുന്ന പ്രോജക്റ്റ്, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു അടിയന്തിര സൂചകം. ഡിജിറ്റൽ കാർഡുകളിൽ, നിങ്ങൾക്ക് കൂടുതൽ കാര്യങ്ങൾ ചേർക്കാൻ കഴിയും: വിശദമായ വിവരണങ്ങൾ, ഉപ-ടാസ്ക് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റുകൾ, പ്രസക്തമായ ലിങ്കുകൾ അല്ലെങ്കിൽ പ്രമാണങ്ങൾ.
കാൻബനിന്റെ ആണിക്കല്ല്: ചെയ്യുന്ന ജോലികൾക്ക് പരിധി നിശ്ചയിക്കൽ (WIP)
ഈ ഗൈഡിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾ ഒരൊറ്റ കാര്യം മാത്രം സ്വീകരിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, അത് ഇതായിരിക്കട്ടെ. നിങ്ങളുടെ ചെയ്യുന്ന ജോലികൾക്ക് (Work in Progress - WIP) പരിധി നിശ്ചയിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ ഉത്പാദനക്ഷമതയിൽ വരുത്താൻ കഴിയുന്ന ഏറ്റവും സ്വാധീനമുള്ള മാറ്റമാണ്. ഒരു ലളിതമായ ചെയ്യേണ്ടവയുടെ ലിസ്റ്റും ഒരു യഥാർത്ഥ കാൻബൻ സിസ്റ്റവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം ഇതാണ്.
എന്തുകൊണ്ടാണ് WIP പരിധി ഇത്ര ശക്തമാകുന്നത്?
നമ്മുടെ തലച്ചോറ് ഒരേ സമയം ഒന്നിലധികം ജോലികൾ ചെയ്യാൻ രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടില്ല. നമ്മൾ ജോലികൾക്കിടയിൽ മാറുമ്പോൾ, "കോൺടെക്സ്റ്റ് സ്വിച്ചിംഗ്" എന്നറിയപ്പെടുന്ന ഒരു കോഗ്നിറ്റീവ് കോസ്റ്റ് ഉണ്ടാകുന്നു. ഓരോ തവണയും നിങ്ങൾ ഒരു റിപ്പോർട്ട് എഴുതുന്നതിൽ നിന്ന് ഒരു ഇമെയിലിന് മറുപടി നൽകുന്നതിലേക്കും ഒരു മീറ്റിംഗിനായി തയ്യാറെടുക്കുന്നതിലേക്കും മാറുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ തലച്ചോറിന് മുമ്പത്തെ ജോലിയുടെ സന്ദർഭം ഒഴിവാക്കുകയും പുതിയതിന്റെ സന്ദർഭം ലോഡ് ചെയ്യുകയും വേണം. ഈ പ്രക്രിയ കാര്യക്ഷമമല്ലാത്തതും മാനസികമായി തളർത്തുന്നതുമാണ്.
ഒരു WIP പരിധി നിശ്ചയിക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾ ആരംഭിച്ചത് പൂർത്തിയാക്കാൻ സ്വയം നിർബന്ധിതരാകുന്നു. ഇതിന് നിരവധി ഗുണങ്ങളുണ്ട്:
- വർദ്ധിച്ച ശ്രദ്ധ: ഒന്നോ രണ്ടോ ജോലികളിൽ മാത്രം ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾക്ക് നിങ്ങളുടെ പൂർണ്ണ ശ്രദ്ധ അവയ്ക്ക് നൽകാൻ കഴിയും, ഇത് ഉയർന്ന നിലവാരമുള്ള ജോലിക്ക് കാരണമാകുന്നു.
- സമ്മർദ്ദം കുറയുന്നു: പകുതി പൂർത്തിയാക്കിയ പത്ത് ജോലികളുടെ ഭാരം അനുഭവിക്കുന്നതിനുപകരം, നിങ്ങളുടെ "ചെയ്യുന്നു" കോളത്തിലെ ഒന്നോ രണ്ടോ കാര്യങ്ങളെക്കുറിച്ച് മാത്രം നിങ്ങൾ വിഷമിച്ചാൽ മതി.
- വേഗത്തിൽ പൂർത്തിയാക്കൽ: ഇത് വിപരീതമായി തോന്നാമെങ്കിലും, ഒരു സമയം ഒരു ജോലിയിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നത് (സിംഗിൾ-ടാസ്കിംഗ്) വ്യക്തിഗത ജോലികൾ വേഗത്തിൽ പൂർത്തിയാക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു. ഇത് മൊത്തത്തിലുള്ള ഒഴുക്ക് മെച്ചപ്പെടുത്തുകയും തുടക്കം മുതൽ ഒടുക്കം വരെയുള്ള സമയം (സൈക്കിൾ ടൈം) കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
- തടസ്സങ്ങൾ വെളിപ്പെടുത്തുന്നു: നിങ്ങൾ WIP പരിധിയിൽ എത്തുകയും ഒരു പുതിയ ജോലി എടുക്കാൻ കഴിയാതെ വരികയും ചെയ്യുമ്പോൾ, "എന്റെ നിലവിലെ ജോലി എന്തുകൊണ്ടാണ് കുടുങ്ങിക്കിടക്കുന്നത്?" എന്ന് ചോദിക്കാൻ നിങ്ങൾ നിർബന്ധിതരാകുന്നു. ഇത് പരിഹരിക്കേണ്ട ഒരു പ്രശ്നത്തെ എടുത്തു കാണിക്കുന്നു.
നിങ്ങളുടെ WIP പരിധി എങ്ങനെ സജ്ജീകരിക്കാം
നിങ്ങളുടെ "ചെയ്യുന്നു" കോളത്തിന്റെ മുകളിൽ നിങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുന്ന ഒരു സംഖ്യയാണ് WIP പരിധി. ഈ സംഖ്യ ആ കോളത്തിൽ ഒരേ സമയം അനുവദനീയമായ പരമാവധി കാർഡുകളുടെ എണ്ണത്തെ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നു.
- കുറഞ്ഞ സംഖ്യയിൽ ആരംഭിക്കുക: ഒരു വ്യക്തിഗത WIP പരിധിക്ക് മികച്ച ഒരു തുടക്കം 2 അല്ലെങ്കിൽ 3 ആണ്. ചില ശുദ്ധവാദികൾ 1 എന്ന WIP പരിധിയെപ്പോലും വാദിക്കുന്നു.
- നിയമം: നിങ്ങളുടെ WIP പരിധി കവിയുമെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പുതിയ കാർഡ് "ചെയ്യുന്നു" കോളത്തിലേക്ക് വലിക്കാൻ കഴിയില്ല. പുതിയൊരെണ്ണം തുടങ്ങാനുള്ള ഒരേയൊരു മാർഗ്ഗം പഴയൊരെണ്ണം പൂർത്തിയാക്കുക എന്നതാണ്.
- പരീക്ഷിക്കുകയും ക്രമീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക: നിങ്ങളുടെ അനുയോജ്യമായ WIP പരിധി നിങ്ങളുടെ ജോലിയുടെ സ്വഭാവത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ ജോലികളിൽ പലപ്പോഴും മറ്റുള്ളവർക്കായി കാത്തിരിക്കേണ്ടി വരുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, 1 നെക്കാൾ 3 എന്ന പരിധി മികച്ചതായിരിക്കാം. നിങ്ങൾക്ക് അല്പം അസ്വസ്ഥത തോന്നണം എന്നതാണ് പ്രധാനം; പരിധി നിങ്ങളെ നിയന്ത്രിക്കണം. പരിധിയുടെ സമ്മർദ്ദം നിങ്ങൾക്ക് ഒരിക്കലും അനുഭവപ്പെടുന്നില്ലെങ്കിൽ, അത് ഒരുപക്ഷേ വളരെ ഉയർന്നതാണ്.
ഈ അച്ചടക്കം ആദ്യം ബുദ്ധിമുട്ടാണ്. ആ "ചെറിയ പെട്ടെന്നുള്ള ജോലി" കൂടി വലിച്ചിടാൻ നിങ്ങൾക്ക് പ്രലോഭനം തോന്നും. ആ പ്രലോഭനത്തെ ചെറുക്കുക. കാൻബനിന്റെ ലക്ഷ്യം ജോലി ആരംഭിക്കുകയല്ല, ജോലി പൂർത്തിയാക്കുക എന്നതാണ്.
നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള വിപുലമായ ടെക്നിക്കുകൾ
അടിസ്ഥാനകാര്യങ്ങൾ നിങ്ങൾ പഠിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണത കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനായി നിങ്ങളുടെ ബോർഡിൽ കൂടുതൽ വികസിതമായ ഘടകങ്ങൾ അവതരിപ്പിക്കാൻ കഴിയും. ഇവ ക്രമേണ അവതരിപ്പിക്കുക, ഒരു പ്രത്യേക ആവശ്യം തോന്നുമ്പോൾ മാത്രം ചേർക്കുക.
സ്വിംലൈനുകൾ (Swimlanes)
സ്വിംലൈനുകൾ നിങ്ങളുടെ കോളങ്ങളിലുടനീളം മുറിച്ചുകടക്കുന്ന തിരശ്ചീന വരികളാണ്, ഇത് ജോലിയെ വർഗ്ഗീകരിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. ഒരൊറ്റ ബോർഡിൽ വിവിധ പ്രവർത്തന ധാരകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് അവ അവിശ്വസനീയമാംവിധം ഉപയോഗപ്രദമാണ്.
- പ്രോജക്റ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ജീവിത മേഖല അനുസരിച്ച്: നിങ്ങൾക്ക് "ജോലി" എന്നതിന് ഒരു സ്വിംലൈനും, "വ്യക്തിപരം" എന്നതിന് ഒന്നും, "പഠനം" എന്നതിന് ഒന്നും ഉണ്ടാകാം. ഇത് നിങ്ങളുടെ ജീവിതത്തിലെ മുഴുവൻ ജോലിഭാരത്തെക്കുറിച്ചും ഒരു സമഗ്രമായ കാഴ്ച നൽകുന്നു.
- അടിയന്തിരത അനുസരിച്ച്: ബോർഡിന്റെ മുകളിൽ ഒരു "വേഗത്തിലാക്കുക" (Expedite) അല്ലെങ്കിൽ "ഫാസ്റ്റ് ട്രാക്ക്" ലെയ്ൻ സൃഷ്ടിക്കുന്നത് ഒരു സാധാരണ രീതിയാണ്. ഈ ലെയ്ൻ അടിയന്തിരവും അപ്രതീക്ഷിതവുമായ ജോലികൾക്കുള്ളതാണ്, അത് ഉടനടി പരിഹരിക്കേണ്ടതുണ്ട് (ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു നിർണ്ണായക പ്രൊഡക്ഷൻ പ്രശ്നം, ഒരു അടിയന്തിര ക്ലയിന്റ് അഭ്യർത്ഥന). ഈ ലെയ്നിലെ ജോലികൾ പലപ്പോഴും സാധാരണ WIP പരിധികൾ മറികടക്കുന്നു, പക്ഷേ അവ ഒഴുക്കിനെ തടസ്സപ്പെടുത്തുന്നതിനാൽ വളരെ കുറച്ച് മാത്രം ഉപയോഗിക്കണം.
സേവന ക്ലാസുകൾ (Classes of Service)
വിവിധതരം ജോലികളെ നിങ്ങൾ എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നുവെന്ന് നിർണ്ണയിക്കുന്ന നയങ്ങളാണ് സേവന ക്ലാസുകൾ. "എന്താണ് അടിയന്തിരം" എന്നതിലുപരി മികച്ച മുൻഗണനാ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാൻ അവ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു. വ്യത്യസ്ത നിറങ്ങളിലുള്ള സ്റ്റിക്കി നോട്ടുകൾ ഉപയോഗിച്ചോ ഡിജിറ്റൽ ടൂളിലെ ലേബലുകൾ ഉപയോഗിച്ചോ നിങ്ങൾക്ക് ഇവ സൂചിപ്പിക്കാം.
- സാധാരണം (Standard): സാധാരണ ജോലികൾക്കുള്ള സ്ഥിരം ക്ലാസ്. ശേഷി ലഭ്യമാകുമ്പോൾ അവ ക്രമത്തിൽ എടുക്കുന്നു.
- വേഗത്തിലാക്കുക (Expedite): മുകളിൽ സൂചിപ്പിച്ചതുപോലെ, നിർണ്ണായകവും അടിയന്തിരവുമായ ജോലികൾക്ക്. ഇവയ്ക്ക് മുൻഗണന ലഭിക്കുന്നു.
- നിശ്ചിത തീയതി (Fixed Date): ഒരു നിശ്ചിത തീയതിக்குள் പൂർത്തിയാക്കേണ്ട ജോലികൾക്ക് (ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു റിപ്പോർട്ട് സമർപ്പിക്കുക, ഒരു ബിൽ അടയ്ക്കുക). അവ കൃത്യസമയത്ത് ചെയ്തുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ നിങ്ങൾ ഇവയിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു, പക്ഷേ ഉടനടി ആകണമെന്നില്ല.
- അദൃശ്യം (Intangible): അറ്റകുറ്റപ്പണി, പഠനം, അല്ലെങ്കിൽ പ്രക്രിയ മെച്ചപ്പെടുത്തൽ പോലുള്ള പ്രധാനപ്പെട്ടതും എന്നാൽ അടിയന്തിരമല്ലാത്തതുമായ ജോലികൾക്ക് (ഉദാഹരണത്തിന്, "ഒരു പുസ്തകത്തിന്റെ ഒരു അധ്യായം വായിക്കുക," "കമ്പ്യൂട്ടർ ഫയലുകൾ വൃത്തിയാക്കുക"). നിങ്ങൾ ഇവയെ വ്യക്തമായി തരംതിരിക്കുകയും ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുകയും ചെയ്തില്ലെങ്കിൽ, അവ പലപ്പോഴും അവഗണിക്കപ്പെടുന്നു.
കൈസൻ (Kaizen): നിരന്തരമായ മെച്ചപ്പെടുത്തലിന്റെ കല
നിങ്ങളുടെ കാൻബൻ ബോർഡ് ഒരു നിശ്ചലമായ വസ്തുവല്ല; അത് നിങ്ങളോടൊപ്പം വികസിക്കേണ്ട ഒരു ജീവനുള്ള സംവിധാനമാണ്. കൈസൻ അഥവാ നിരന്തരമായ മെച്ചപ്പെടുത്തൽ എന്ന തത്വം ഇതിന് കേന്ദ്രമാണ്.
ഒരു വ്യക്തിഗത പുനരവലോകനത്തിനായി ഓരോ ആഴ്ചയുടെയും അവസാനം 15-30 മിനിറ്റ് പോലുള്ള ഒരു ചെറിയ സമയം മാറ്റിവയ്ക്കുക. നിങ്ങളുടെ ബോർഡിലേക്ക് നോക്കി സ്വയം ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കുക:
- ഈ ആഴ്ച ഞാൻ എന്ത് നേടി? ("പൂർത്തിയായി" കോളം നോക്കുക).
- ചില ജോലികൾക്ക് എത്ര സമയമെടുത്തു? പ്രതീക്ഷിച്ചതിലും കൂടുതൽ സമയം എടുത്ത എന്തെങ്കിലും ഉണ്ടായിരുന്നോ?
- ജോലികൾ എവിടെയാണ് കുടുങ്ങിയത്? തടസ്സങ്ങൾ എന്തായിരുന്നു? ("ചെയ്യുന്നു" അല്ലെങ്കിൽ "കാത്തിരിക്കുന്നു" എന്ന കോളത്തിൽ ദീർഘനേരം ഇരുന്ന കാർഡുകൾക്കായി നോക്കുക).
- എന്റെ വർക്ക്ഫ്ലോ (എന്റെ കോളങ്ങൾ) ഇപ്പോഴും കൃത്യമാണോ? എനിക്ക് ഒരു കോളം ചേർക്കുകയോ നീക്കം ചെയ്യുകയോ പേരുമാറ്റുകയോ ചെയ്യേണ്ടതുണ്ടോ?
- എന്റെ WIP പരിധി എനിക്ക് പ്രയോജനകരമാണോ? ഇത് വളരെ ഉയർന്നതാണോ അതോ താഴ്ന്നതാണോ?
- അടുത്ത ആഴ്ച സുഗമമാക്കാൻ എന്റെ സിസ്റ്റത്തിലോ പ്രക്രിയയിലോ എനിക്ക് എന്ത് ചെറിയ മാറ്റം വരുത്താൻ കഴിയും?
ചിന്തയുടെയും പൊരുത്തപ്പെടുത്തലിന്റെയും ഈ പതിവ് താളം ഒരു ലളിതമായ ബോർഡിനെ വ്യക്തിഗത വളർച്ചയ്ക്കും ഉത്പാദനക്ഷമതയ്ക്കും വേണ്ടിയുള്ള ശക്തമായ ഒരു എഞ്ചിനാക്കി മാറ്റുന്നു.
സാധാരണ അപകടങ്ങളും അവ എങ്ങനെ ഒഴിവാക്കാം എന്നും
നിങ്ങളുടെ പേഴ്സണൽ കാൻബൻ യാത്ര ആരംഭിക്കുമ്പോൾ, ഈ സാധാരണ കെണികളെക്കുറിച്ച് ബോധവാന്മാരായിരിക്കുക:
- ബോർഡ് അമിതമായി സങ്കീർണ്ണമാക്കൽ: ആദ്യ ദിവസം തന്നെ ഒരു ഡസൻ കോളങ്ങളും അഞ്ച് സ്വിംലൈനുകളും സൃഷ്ടിക്കാനുള്ള പ്രലോഭനം ശക്തമാണ്. അതിനെ ചെറുക്കുക. "ചെയ്യേണ്ടവ," "ചെയ്യുന്നു," "പൂർത്തിയായി" എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിക്കുക. ഒരു പുതിയ കോളമോ സ്വിംലൈനോ പരിഹരിക്കുന്ന ഒരു നിർദ്ദിഷ്ടവും സ്ഥിരവുമായ പ്രശ്നം നിങ്ങൾക്ക് തോന്നുമ്പോൾ മാത്രം സങ്കീർണ്ണത ചേർക്കുക.
- WIP പരിധി അവഗണിക്കൽ: ഇതാണ് ഏറ്റവും സാധാരണമായ പരാജയം. WIP പരിധി നിയന്ത്രിതമായി തോന്നുന്നതിനാൽ ആളുകൾ അത് അവഗണിക്കുന്നു. ഓർക്കുക, പരിധിയാണ് ശ്രദ്ധ സൃഷ്ടിക്കുകയും പൂർത്തീകരണത്തിലേക്ക് നയിക്കുകയും ചെയ്യുന്നത്. അതിനെ ഒരു കടുത്ത നിയമമായി കണക്കാക്കുക.
- കാലഹരണപ്പെട്ട ബോർഡ്: ഒരു കാൻബൻ ബോർഡ് യാഥാർത്ഥ്യത്തെ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ അത് പ്രയോജനരഹിതമാണ്. നിങ്ങളുടെ ബോർഡ് തത്സമയം അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് ഒരു ശീലമാക്കുക. നിങ്ങൾ ഒരു ജോലി ആരംഭിക്കുമ്പോൾ, കാർഡ് നീക്കുക. നിങ്ങൾ അത് പൂർത്തിയാക്കുമ്പോൾ, കാർഡ് നീക്കുക. ഓരോ ദിവസത്തിന്റെയും തുടക്കത്തിലും അവസാനത്തിലും നിങ്ങളുടെ ബോർഡ് പരിശോധിക്കുന്നത് ഒരു നല്ല ശീലമാണ്.
- ജോലികൾ വളരെ വലുതാണ്: ഒരു കാർഡ് നിങ്ങളുടെ "ചെയ്യുന്നു" കോളത്തിൽ ഒരാഴ്ച ഇരിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അത് വളരെ വലുതാണ്. അതിനെ വിഭജിക്കുക. ഒരു കാർഡ് ജോലിയുടെ ചെറുതും മൂല്യവത്തായതുമായ ഒരു വർദ്ധനവിനെ പ്രതിനിധീകരിക്കണം.
- "ചെയ്യേണ്ടവ" കോളം ഒരു കുഴപ്പമാണ്: നിങ്ങളുടെ "ചെയ്യേണ്ടവ" കോളം ഓരോ ക്രമരഹിതമായ ചിന്തയ്ക്കും വേണ്ടിയുള്ള ഒരു വലിച്ചെറിയുന്ന സ്ഥലമാകരുത്. അസംസ്കൃത ആശയങ്ങൾ പിടിച്ചെടുക്കാൻ ഒരു പ്രത്യേക "ബാക്ക്ലോഗ്" അല്ലെങ്കിൽ മറ്റൊരു ഉപകരണം (ഒരു ലളിതമായ നോട്ട്സ് ആപ്പ് പോലെ) ഉപയോഗിക്കുക. നിങ്ങളുടെ "ചെയ്യേണ്ടവ" കോളം താരതമ്യേന നന്നായി നിർവചിക്കപ്പെട്ടതും ഉടൻ തന്നെ പ്രവർത്തിക്കാൻ സാധ്യതയുള്ളതുമായ ജോലികൾക്കായിരിക്കണം.
- ആഘോഷിക്കാൻ മറക്കുന്നു: കാർഡുകൾ "പൂർത്തിയായി" എന്നതിലേക്ക് നീക്കി അവയെ മറക്കരുത്. ദിവസത്തിന്റെയോ ആഴ്ചയുടെയോ അവസാനം, നിങ്ങളുടെ "പൂർത്തിയായി" കോളം നോക്കാൻ ഒരു നിമിഷം എടുക്കുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ പുരോഗതിയുടെ വ്യക്തമായ ഒരു രേഖയും ശക്തമായ ഒരു പ്രചോദനവുമാണ്.
ഉപസംഹാരം: കൂടുതൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിച്ച ഒരു ജീവിതത്തിലേക്കുള്ള നിങ്ങളുടെ യാത്ര
പേഴ്സണൽ കാൻബൻ കർശനമായ നിയമങ്ങളുടെ ഒരു കൂട്ടമല്ല; നിങ്ങൾ എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു എന്ന് മനസിലാക്കുന്നതിനും മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനുമുള്ള ഒരു വഴക്കമുള്ള ചട്ടക്കൂടാണ്. നിങ്ങളുടെ ജോലി ദൃശ്യമാക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾ ഒരേ സമയം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന കാര്യങ്ങൾക്ക് പരിധി നിശ്ചയിക്കുന്നതിലൂടെ, സുഗമമായ ഒഴുക്കിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾക്ക് നിരന്തരമായ പ്രതികരണത്തിന്റെ അവസ്ഥയിൽ നിന്ന് ബോധപൂർവമായ പ്രവർത്തനത്തിന്റെ അവസ്ഥയിലേക്ക് മാറാൻ കഴിയും.
നിങ്ങളുടെ ഊർജ്ജം എവിടെയാണ് നയിക്കേണ്ടതെന്നതിനെക്കുറിച്ച് ബോധപൂർവമായ തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ നടത്താൻ ഇത് നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു, കുഴപ്പം നിറഞ്ഞ ലോകത്ത് ശാന്തതയും നിയന്ത്രണവും നൽകുന്നു. ഇത് നിങ്ങളുടെ ജോലിഭാരത്തെക്കുറിച്ചുള്ള സത്യം വെളിപ്പെടുത്തുകയും നിങ്ങളുടെ കഴിവിനെക്കുറിച്ച് യാഥാർത്ഥ്യബോധമുള്ളവരായിരിക്കാൻ നിങ്ങളെ നിർബന്ധിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഒരു ഉത്പാദനക്ഷമതാ "ഹാക്ക്" എന്നതിലുപരി, ഇത് സുസ്ഥിരവും സമ്മർദ്ദരഹിതവുമായ നേട്ടത്തിനുള്ള ഒരു സംവിധാനമാണ്.
നിങ്ങളുടെ വെല്ലുവിളി ലളിതമാണ്: ഇന്ന് തന്നെ ആരംഭിക്കുക. കുറച്ച് സ്റ്റിക്കി നോട്ടുകൾ എടുത്ത് ഒരു ഭിത്തി കണ്ടെത്തുക. അല്ലെങ്കിൽ ഒരു സൗജന്യ ട്രെല്ലോ അക്കൗണ്ട് തുറക്കുക. നിങ്ങളുടെ മൂന്ന് കോളങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുക: ചെയ്യേണ്ടവ, ചെയ്യുന്നു, പൂർത്തിയായി. നിങ്ങളുടെ "ചെയ്യുന്നു" കോളത്തിന് 2 എന്ന WIP പരിധി നിശ്ചയിക്കുക. നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ ജോലികൾ കാർഡുകളിൽ എഴുതി ഉചിതമായ കോളങ്ങളിൽ സ്ഥാപിക്കുക. തുടർന്ന്, നിങ്ങളുടെ ജോലിയും പുരോഗതിയും ഒരു പുതിയ വെളിച്ചത്തിൽ കാണുന്നതിലൂടെ ലഭിക്കുന്ന വ്യക്തതയും ശ്രദ്ധയും സ്വയം അനുഭവിക്കുക.